Configuración y Análisis del puesto de trabajo
La Configuración y Análisis dependerá de las características de lo que tenemos que llevar a término: ya sea el diseño o la descripción de un puesto de trabajo.
A la hora del diseño del puesto de trabajo tenemos que identificar y especificar las necesidades de la organización y sobre todo el entorno organizativo en el que el puesto de trabajo se va a llevar a cabo.
La función de lo expresado en el párrafo anterior consiste en modelar el puesto de trabajo de manera que contribuya de la mejor y mayor manera posible a la organización en la que se encuentra. Además es necesario que el puesto de trabajo creado interactúe armónicamente con el resto de los puestos de trabajo de la organización.
La descripción del puesto de trabajo implica, en el primer estadio, el análisis del mismo. Si tomamos la determinación de crear un puesto de trabajo se debe a que hemos determinado la necesidad del mismo dentro de la organización.
El envés de la moneda del por qué crear un puesto de trabajo específico es que se ha llegado a la conclusión de ninguno de los tipos de puesto de trabajo que existen en la organización puede cubrir esa nueva necesidad.
La configuración en el diseño de un puesto de trabajo sigue un proceso secuencial: el primero paso es la identificación de la necesidad y determinación de la inexistencia de ningún puesto de trabajo preexistente que la cubra. El nuevo puesto de trabajo tiene que contribuir de un modo directo o indirecto a los resultados de la organización.
Imagen: Alex Osterwalder
Diseño y Descripción del puesto de trabajo
Un buen diseño y una buena descripción de un puesto de trabajo hacen que esto se traslade a la organización logrando, cuando el diseño y descripción de los puestos de trabajo está bien hecho, incrementos tanto en la productividad como en otros ámbitos de la empresa como pueda ser el clima laboral y la cohesión dentro de las empresas.
El diseño de un puesto de trabajo implica su configuración, con la definición del entorno organizativo en el cual se insertará. También en esta fase se le dota de su razón de ser dentro de una empresa, definiendo cuales serán las responsabilidades de ese puesto de trabajo y en qué modo y de qué manera contribuirá a llevar a buen puerto la actividad de la empresa.
La descripción de un puesto de trabajo consiste en llevar a cabo su análisis para determinar en qué ecosistema laboral tendrá que desarrollarse. Al mismo tiempo también debe de determinar cuáles serán sus principales responsabilidades y cuál será su marco de contribución.
Por utilizar una metáfora, cuando diseñamos un puesto de trabajo lo pintamos en el lienzo en blanco y cuando lo describimos los fotografiamos de la realidad. En lo que respecta al diseño y al proceso de descripción, es posible estructurar ambos en tres fases, como son la configuración / análisis, elaboración y documentación.
Imagen: Alex Oster Walder
La importancia de la descripción del puesto de trabajo
La descripción operativa del puesto de trabajo, siendo importante en si misma para un correcto desarrollo de las políticas de recursos humanos, también ayuda a maximizar el desempeño y la productividad del mismo.
Una descripción correcta del puesto de trabajo ayuda a determinar qué factores harán que el desempeño del mismo sea eficaz. En este aspecto hacer una correcta descripción del puesto de trabajo ayuda a determinar los requerimientos del mismo.
Otro de los factores que implica la descripción del puesto de trabajo es que permite la valoración del mismo, la selección de la persona idónea para el mismo y la posibilidad de evaluar el desempeño de la persona que desarrolla un puesto de trabajo determinado.
La descripción de un puesto de trabajo también permite determinar de un modo correcto la formación del ocupante y el programa de desarrollo personal dentro de la empresa. Al mismo tiempo también determinará una definición exacta de la persona que sustituirá al capital humano que ocupa un puesto de trabajo específico cuando cese la actividad del trabajador titular, bien por jubilación del mismo o cualquier otra causa.
La metodologías a la hora de describir un puesto de trabajo dependen de los objetivos que se busque con la descripción: factores de éxito en el puesto de trabajo, requerimientos del puesto de trabajo, conocimientos necesarios, experiencia deseable, competencias…
Todos los elementos y las metodologías que se haya utilizado para la descripción del puesto de trabajo se encuentran integradas en las herramientas de evaluación y se denominan perfil de factores de desempeño eficaz.
Imagen: zipckr
Descripción del puesto de trabajo
Un puesto de trabajo, o mejor dicho su descripción, es simplemente un proceso de identificación, comprensión y reflejo documental de la importancia que tiene ese puesto de trabajo en una organización determinada.
Definiciones sobre puestos de trabajo hay muchas, pero quizás las que concitan mayor acuerdo son las de Fertonani, Actis y Grosso (1978) y las de Bemis, Belenik y Soder (1993). El primer grupo de autores definen el puesto de trabajo como la descripción detallada de los cometidos y los requisitos exigidos para llevarlos a cabo.
Bemis, Belenik y Soder sin embargo consideran la definición del puesto de trabajo como un documento en el cual se recoge el contenido del puesto, los requerimientos y el contexto que rodea a ese puesto de trabajo.
Otra definición, en este caso de Lucía Álvarez González, es la de que un Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo es la definición de una manera clara y sencilla de aquellas tareas que se van a llevar a cabo en un determinado puesto y también aquellos factores que son obligatorios para llevar a cabo con éxito dicho puesto de trabajo.
Todas las definiciones que han sido enunciadas anteriormente inciden especialmente en identificar el puesto de trabajo dentro de una organización y determinar las responsabilidades principales que lleva aparejadas. A la hora de definir un puesto de trabajo no tiene mayor importancia la metodología que se desarrolle, ya que lo importante es localizar ese puesto de trabajo dentro de un entorno organizativo y determinar sus responsabilidades.
Imagen: Julia Rosien
Factores que influyen en la demanda de RR. HH.
Los factores que habitualmente influyen en los recursos humanos suelen ser en la demanda y en la oferta de los mismos. Aunque los factores que influyen en demanda y oferta pueden tener hacia el infinito, a lo largo del desarrollo de los RR. HH. como disciplina se han logrado aislar los más importantes.
Los cambios en el entorno legal y político pueden ser un factor de primer orden a la hora de modificar la oferta de RR. HH. Nuevas legislaciones pueden producir que se creen nuevos puestos de trabajo – en nuestro entorno los técnicos en prevención de riesgos laborales podrían ser uno – o bien otros factores – como el desarrollo tecnológico – pueden provocar que no sean necesarios trabajadores para determinado proceso.
La tecnología aplicada a los procesos productivos es una explicación de primer orden en cuanto a una disminución en la necesidad de recursos humanos. La tecnología puede provocar que el número de horas trabajadas para el desarrollo de un proceso sea mucho menor o bien que ciertos puestos de trabajo desparezcan absorbidos por una máquina que realiza las mismas funciones.
Los cambios en la organización también son un factor de primer orden en la demanda de RR. HH. Creación de unas líneas de producto o supresión de otras puede hacer variar las necesidades de caudal humano que necesitan las organizaciones. Por último las dinámicas de la misma plantilla (jubilaciones, defunciones, despidos, renuncias) también tienen una importante influencia en la oferta de recursos humanos de una organización.
Imagen: 2011 Buick Regal
Recursos Humanos: factores que inciden en su oferta
En un post anterior vimos al detalle los elementos que se ven implicados en la demanda de los recursos humanos; en el presente post veremos el envés de la moneda, esto es, los elementos que influyen en la oferta de los recursos humanos. Por lo que hemos visto los recursos humanos se ven influenciados por los mismos elementos que cualquier otro elemento del mercado: su oferta y su demanda.
Uno de los elementos que mayor incidencia tiene en la oferta de recursos humanos es la situación del mercado laboral. En momentos de desempleo generalizado como el que vivimos actualmente en España – hay que tener en cuenta que 1 de cada 5 personas en edad de trabajar se encuentra en el paro – hay una gran cantidad de oferta de trabajadores lo cual entre otras cosas hace que los salarios bajen y que las empresas tengan más dónde elegir.
Los elementos demográficos también son determinantes a la hora de determinar la oferta en recursos humanos. Entre los factores demográficos que más inciden se encuentra la cantidad de población en edad de trabajar, la composición demográfica distribuida por sexos, la cantidad de inmigrantes que esa sociedad es capaz de absorber…
Un factor demográfico de importancia vital en cuanto a la oferta de recursos humanos es la enseñanza, evaluada en la capacidad que tiene el sistema educativo de una sociedad determinada en formar a individuos en los conocimientos que el mercado laboral está demandando. Determinadas estrategias educativas pueden limitar gravemente el número de individuos suficientemente preparados para poder integrarse en la actividad laboral.
Por último la oferta interna de cada empresa también va a determinar la posibilidad que existe de que la propia plantilla de la empresa pueda cubrir los puestos de trabajo que la empresa necesita. En este plano estamos hablando de políticas de formación, remuneración, dispersión geográfica, absentismo…
Imagen: aficio
Demanda de recursos humanos
La demanda de recursos humanos no surge porque sí en las organizaciones. Existen una serie de elementos, conocidos y estudiados, que hacen que una organización tenga demanda de unos recursos humanos bien formados y que ocupen con la suficiente probidad los cometidos para los que han sido designados.
Un factor que puede hacer que una organización demande recursos humanos son los cambios en el entorno legal y político. La aparición de nuevas leyes puede producir que sea necesario cubrir nuevos puestos de trabajo, como por ejemplo técnicos en prevención de riesgos laborales.
Además del factor cuantitativo también está el factor cualitativo. Nuevas leyes pueden hacer que se reduzcan el número de horas trabajadas por lo que será necesario contratar a más trabajadores para un solo puesto de trabajo.
Los cambios tecnológicos también son una importante fuente de cambio en la demanda de recursos humanos. Estos avances modifican la relación entre el capital y el trabajo. Un desarrollo tecnológico puede lograr aumentar mucho la productividad y al mismo tiempo hacer disminuir el número de trabajadores necesarios para un proceso productivo concreto.
Los cambios organizativos también pueden influir en la demanda de recursos humanos. La aparición de nuevas línea de producto o la eliminación de las mismas, la adquisición y fusión entre empresas o la aplicación de procesos de reingeniería de RR. HH. también inciden en las necesidades de RR. HH.
Un último factor que influye en lo que a recursos humanos respecta es las dinámicas de las plantillas, como puedan ser accidentes, fallecimientos, jubilaciones o dimisiones.
Imagen: Dmitry Baranovskly
Desarrollo de planes de acción
El desarrollo de planes de acción es la última etapa de un proceso de planificación ortodoxo. Esta fase es plenamente ejecutiva. Es aquí cuando los planes que han sido elaborados en fases anteriores se llevan a cabo. La ejecución tiene por fin el lograr los objetivos y metas que han sido planteadas.
El tipo de planes que se lleven a cabo depende de los resultados que han sido obtenidos la fase previa de evaluación de requerimientos netos de los recursos humanos. La evaluación de los requerimientos puede ser fundamentalmente de dos tipos: deficitaria y excedentaria.
Una evaluación es deficitaria en tanto en cuanto existe una demanda neta de recursos humanos. Para hacer frente a este déficit es necesario que se elaboren planes de selección, orientación y formación para que afluya el capital humano requerido a la organización. Los puestos son cubiertos por número y tipología.
Cuando la evaluación resulta excedentaria lo que se produce es un diagnóstico de exceso de dotación de recursos humanos. En estos casos lo que se lleva a cabo es una ajuste mediante la extinción o suspensión de los contratos. Otros métodos para acabar con el excedente de recursos humanos son mediante incentivos a la jubilación, incentivos a la dimisión o por fallecimientos.
En evaluaciones excedentarias se puede dar la situación en el que el excedente de recursos humanos se produzca en departamentos y en instalaciones de la organización distantes geográficamente. En estos casos es necesario recurrir a una combinación de planes.
Imagen: Roger Blackwell
Planificación de Recursos Humanos: Evaluación de la demanda y requerimientos
Uno de los procesos de mayor transcendencia a la hora de planificar los recursos humanos es la evaluación de la demanda potencial. Tras haber sido establecidas las metas es necesario determinar que habilidades, rasgos conductuales y conocimientos que deben de tener los empleados para poder promoverlos a puestos de mayor responsabilidad dentro de la organización.
Esta evaluación no se hace sobre los empleados existentes sino que lo que se desarrolla es un prototipo de cada uno de los puestos a cubrir, dotándolos de contenido determinando las funciones y puestos que serán necesarios dentro de la organización. Al mismo tiempo se deben determinar las habilidades y capacidades que exigirá cada puesto. Los puestos se deben analizar desde el punto de vista de cuantas personas serán necesarias para cada una de las categorías de puestos y que tipología de empleado y cualificación tiene que tener cada puesto.
Tras la fase anterior comienza la determinación del capital humano que es necesario dentro de la planificación de los recursos humanos. Tras saber el número y el tipo de puestos que se necesita cubrir, se analiza cuantos miembros de la organización son aptos para esas vacantes. A partir de ese momento se determinar si los puestos se pueden cubrir con personal de la organización o si es necesario acudir al reclutamiento externo.
Para determinar si la organización puede cubrir los puestos con sus propios empleados es necesario saber que empleados pueden ser susceptibles de cubrir los nuevos puestos requeridos por la política de recursos humanos, contar con los informes de los superiores funcionales de los posibles candidatos para evaluar su aptitud para los nuevos puestos y hacer un análisis previsional de las modificaciones que se van a producir en la plantilla de la empresa.
Imagen: Augustography
Fases en la planificación de los recursos humanos
Una correcta planificación de recursos humanos pasa por hacer un diagnóstico, lo más certero posible, y una previsión de todos los elementos que tienen incidencia en la demanda y la oferta del personal en una organización. Después de haber sometido a evaluación la oferta y la demanda es el momento de planificar actuaciones con el objeto de lograr un equipo humano equilibrado tanto en calidad como en cantidad.
En la fase preliminar, previa a la propia planificación, hay que determinar la misión en dos aspectos; por un lado la misión de la empresa y por otro la misión del departamento de recursos humanos de la empresa. Tras haber logrado las dos definiciones es el momento de comenzar el desarrollo estratégico y la definición los objetivos de la organización.
Posteriormente viene la determinación de objetivos, que en el caso del departamento de recursos humanos parte de analizar al personal que compone la organización desde un punto de vista cuantitativo y cualitativo. La cantidad y la calidad del recurso humano siempre está regido por el despliegue estratégico. Además los objetivos del departamento siempre tienen que estar alineado con los de la empresa.
Por último hay que evaluar lo que se denomina la demanda potencial. Tras haberse establecido las metas de cada departamento, los responsables de cada departamento determinan las habilidades, rasgos conductuales que van a determinar del desarrollo profesional de los empleados.
Imagen: krzakpatk
