Factores de desempeño eficaz: Satisfacción e Identificación
Dentro de los factores de desempeño eficaz uno de los de mayor transcendencia es la satisfacción de la persona con el puesto de trabajo que realiza. Esta satisfacción se plasma como la sensación de confort que produce un valor positivo dentro del entorno organizativo en el cual se desarrolla la labor del puesto de trabajo.
Otro de los factores del desempeño eficaz es la identificación con el puesto de trabajo. Esto hace que el trabajador se identifique con los valores, las necesidades y los objetivos de la organización.
Si bien es cierto que para el desempeño satisfactorio del puesto de trabajo es necesario que los 6 FDE estén presentes en el mismo, la exigencia que se le puede otorgar a cada uno de ellos depende de la función del puesto de trabajo. Por ejemplo los estándares de gestión eficaz solo son necesarios en puestos que supervisen, coordinen o interaccionen con terceros.
Además la satisfacción e identificación son factores que se pueden no se pueden objetivar, ya que son completamente subjetivos. Es por ello que a la satisfacción y a la identificación se los denomina FDE subjetivos, mientras que los cuatro restantes se denomina FDE objetivos.
Este modelo FDE es vital a la hora de llevar a cabo la selección y desarrollo de aquellas personas que van a ocupar un puesto de trabajo determinado. La primera razón es que con el modelo FDE podemos identificar a los candidatos para un determinado puesto y los segundo porque gracias al modelo FDE podemos planificar las actividades de desarrollo entre la persona y los requerimientos del puesto.
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Modelo FDE: Factores de desempeño eficaz
Cuando hablamos de factores de desempeño eficaz (FDE) nos estamos refiriendo a las diferentes aptitudes que tiene que reunir simultáneamente el ocupante de un puesto de trabajo para que de esa manera pueda desarrollar su labor de una manera adecuada al diseño de puesto de trabajo que se ha realizado.
Los factores de desempeño eficaz del modelo FDE son seis: educación, conocimientos y experiencia, competencias, aplicación de estándares de gestión eficaz, satisfacción e identificación. Cuando en el modelo FDE hablamos de educación nos estamos refiriendo a aquellos factores que hacen referencia a la preparación académica.
Esta preparación académica determina que la persona tenga unos determinados conocimientos teóricos básicos que permitirán que pueda desarrollar una profesión u oficio. Cuando en el modelo FDE hacemos referencia a los conocimientos y la experiencia nos referimos a, por un lado, conocimientos específicos necesarios para el desarrollo de un trabajo concreto y por otro la capacidad que da la experiencia para, ante un cúmulo de nuevas situaciones, decidir de un modo acertado.
Cuando en el modelo FDE hablamos de competencias nos estamos refiriendo a factores relacionados con las aptitudes y comportamientos de la persona que va a ocupar el puesto de trabajo y determinará el desempeño eficaz del mismo. En lo que se refiere a estándares de gestión eficaz, estos son los conocimientos, técnicas y habilidades que permiten que el puesto se desempeñe de una manera adecuada.
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Elaboración del puesto de trabajo: Marco de contribución
En la elaboración del puesto de trabajo el marco de contribución determina directamente que rango de problemas tendrá que resolver el trabajador que se desempeñe dicho puesto. Al mismo tiempo en la contribución también se explicitan el rango de autonomía con el cual tiene que tomar las decisiones necesarias para resolver los problemas que puedan presentarse.
En el diseño y descripción del puesto de trabajo es necesario determinar la dimensión de los problemas que puede tener que resolver la persona que ocupe ese puesto de trabajo. Para ello es necesario realizar una descripción de las situaciones más comunes que tienen que desarrollarse en el cargo a ocupar.
También hay que describir la autonomía de las decisiones determinando que tipo de supervisión o tipo de normas que tendrá que cumplir el futuro trabajador. De igual forma es necesario determinar los principios de actuación a los cuales el puesto de trabajo se encuentra sometido.
En esta metodología de gestión del RR HH no se encuentran incluidos en el proceso de diseño y construcción de los puestos no se nombran ni los requerimientos de los puestos ni las personas que deben ocupar los mismos. También, siempre según esta metodología es necesario diferenciar entre la descripción de un puesto y la determinación de aquellos factores que determinan el desempeño eficaz.
Una vez que ha sido completado el marco de contribución está finalizada la fase de la elaboración y llegaríamos a la última fase, la fase de documentación.
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Elaboración del puesto de trabajo
Dentro del diseño y la descripción de los puestos de trabajo, la elaboración es fundamental. En la elaboración daremos una estructura a la información que ha sido recogida durante la configuración y el análisis del puesto de trabajo.
Antes de seguir explicando la elaboración, convienen citar quienes recogen la información y como se lleva a cabo esa acción en las fases anteriores a la elaboración. La recogida de información depende del tipo de organización. Es habitual que la recogida de la información la lleve a cabo un miembro del departamento de RR. HH. Si esto no fuese suficiente la empresa tendría que auxiliarse por un consultor externo.
En cuanto a la recogida de información existen muchas metodologías para obtenerla y todas son igualmente válidas. Debido a esta pluralidad de formas lo único que hay que exigir a la misma es que sea suficiente como para que durante el proceso de elaboración se pueda trabajar sin problemas.
Prosiguiendo con la elaboración del puesto de trabajo la metodología para poder desarrollar un proceso de elaboración satisfactorio se encuentra ordenado en cinco bloques consecutivos que son: identificación del puesto, descripción del entorno organizativo, misión, principales responsabilidades y marco de contribución a la organización.
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Fases del diseño de puestos de trabajo colectivos
Para el diseño de puestos de trabajos colectivos la metodología se inicia cuando definimos el propio proceso de diseño de los mismos. Tras esta fase lo que tendremos es que diseñar cada uno de los puestos de trabajo individualmente. En estos casos no tiene tanta importancia la definición en tanto en cuanto logremos obtener un resultado final satisfactorio.
Si analizamos la denominación de la primera etapa del proceso de descripción de puestos de trabajo colectivos nos daremos cuenta fácilmente que la piedra de toque del proceso reside en tener una información clara, completa, estructurada, exacta y uniforme sobre el puesto o los puestos de trabajo.
La información que hay que obtener en el diseño del puesto de trabajo será aquella que permita la comprensión del puesto. Tendremos una comprensión adecuada del puesto de trabajo conocemos adecuadamente el entorno organizativo en el que el puesto de trabajo se desenvolverá, la razón de ser del puesto de trabajo, las responsabilidades inherentes al mismo y la contribución que realiza ese puesto de trabajo a la organización.
La recogida de la información necesaria se puede realizar utilizando muchas metodologías: observación directa, cuestionarios, sumarios de actividades, entrevistas, paneles de expertos y muchas más que son igualmente válidas. Hay que tener en cuenta que cada método de prospección de información tiene sus ventajas e inconvenientes.
Por último y aunque pueda sonar a perogrullo, la información la tienen que proporcionar aquellas personas que dentro de la organización la poseen. A pesar de todo, esta afirmación indubitable puede llegar a ofrecer muchos matices que hay que tener en cuenta.
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Fases de la elaboración: Identificación, descripción y misión
En la identificación del puesto de trabajo se procede a determinar los atributos del nuevo puesto de trabajo, como puedan ser nombre del puesto diseñado y / o escrito, perfil del ocupante del puesto, de quien depende jerárquicamente el nuevo puesto de trabajo y por último fecha de diseño y de descripción.
Tras la identificación podemos encontrarnos con la descripción del entorno organizativo del puesto de trabajo. Bajo esta metodología se define el entorno organizativo como una porción de la organización que será el ecosistema de ese nuevo puesto de trabajo.
En dicha descripción del entorno organizativo del puesto de trabajo es necesario identificar en que departamento se desarrollará el mismo, que valor económico va a generar el nuevo puesto de trabajo dentro de su departamento y determinar la posición del nuevo puesto de trabajo dentro del organigrama de la empresa y del departamento. En esta última descripción también se establece que puestos dependen de él y de quien depende el nuevo puesto de trabajo.
También es conveniente reunir cualquier otra información auxiliar que ayude a hacer más nítida la descripción del entorno organizativo: número de personas que forman parte de él, número de supervisores que tiene el puesto…
En lo que respecta a la misión, aquí lo que se intenta es obtener una instantánea del puesto de trabajo. Normalmente se suele despachar con dos palabras o una frase. Habitualmente los puestos de trabajo se crean para la dirección, supervisión o realización de una parte de los cometidos del departamento.
Debido a ello la libertad de actuar del trabajador se encuentra constreñida por unas pautas de actuación que son intrínsecas a cada puesto de trabajo. Además en todo puesto de trabajo, su actuar está orientado a la consecución de un determinado resultado.
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Responsabilidades del puesto de trabajo
Dentro del diseño y descripción del puesto de trabajo determinar las responsabilidades del mismo es fundamental. En la determinación de las responsabilidades del puesto de trabajo es necesario detallar los requerimientos del mismo para que, entre otras cosas, pueda ser entendido de una manera fácil por otras personas distintas a la que ha realizado ese diseño y descripción.
A la hora de determinar las responsabilidades del puesto con citar siete u ocho será suficiente, ya que de esta manera se muestra de una manera sin asomo de duda y concreta las responsabilidades en el documento de diseño y descripción.
Determinar las responsabilidades de un puesto de trabajo no significa que tenemos que listar las actividades que se llevarán a cabo en ese puesto de trabajo, las responsabilidades del puesto de trabajo no consiste en hacer una relato más o menos prolijo de la rutina diaria en el mismo.
Además el documento que generemos tiene que ser lo más conciso posible, logrando que el documento sea clarificador. El lenguaje a utilizar tiene que ser tal que pueda ser entendido por personas que no conocen al detalle el puesto que se está describiendo. Una buena manera de describir las responsabilidades del puesto de trabajo es mediante instrucciones de fácil compresión, verbi gracia, conseguir, recomendar, visitar, realizar, contabilizar…
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Elaboración del puesto de trabajo: misión
En el proceso de la elaboración del puesto de trabajo también hay que determinar la misión del mismo. A la hora de establecer la misión hay que dar unas pocas pinceladas y resolver sintéticamente la razón del ser del puesto de trabajo.
Todo trabajo desempeña una labor en un entorno organizativo de una empresa: dirigir, supervisar una parte concreta de la organización, desempeñar un trabajo determinad, etcétera. La persona que ocupará el nuevo puesto de trabajo que ha sido creado tendrá que comportarse conforme a las funciones que requiere ese puesto de trabajo concreto.
Por tanto, el actuar como se debe hace que la libertad del trabajador dentro de la empresa quede constreñida. Además en cualquier puesto de trabajo lo que le exige al ocupante del mismo es que logre determinado resultados.
Asumiendo todo lo anterior y por inferencia lógica llegamos a la conclusión de que determinar la misión de un puesto de trabajo puede ser definida y estructurada mediante un conjunto de pasos secuenciales.
En un primer momento habrá que definir la acción que se le exige a ese puesto de trabajo como puedan ser la dirección, coordinación, supervisión o realización de una tarea determinada. También para determinar la misión es necesario explicitar el marco en el cual se desarrolla ese puesto de trabajo.
Definir el marco pasa por establecer las limitaciones a la libertad de acción del trabajador que está destinado al puesto de trabajo. Por último el resultado es definir qué objetivo se pretende conseguir con todo lo anterior.
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Descripción del puesto de trabajo, análisis
Dentro de la descripción del puesto de trabajo en la fase de análisis encontramos diversas fases a la hora de realizar la analítica. Una vez que hemos descrito el puesto de trabajo, este puesto ya existe, por lo que ahora toca delinear el mismo, es decir, dotarlo de atributos. En el análisis lo que desarrollaremos será, en un primer momento, la planificación del proceso de descripción.
Dentro de la descripción del puesto de trabajo hay que determinar varias cosas: características generales del proceso, tipo de puestos de trabajo, entornos en los que se encontraran esos puestos de trabajo, número de personas que accederán a esos puestos de trabajo, calendario de implementación del puesto de trabajo y responsable de proceso de descripción.
En este proceso de análisis de la descripción del puesto de trabajo también hay que responder a varias preguntas: ¿Qué información se quiere obtener?, ¿Cómo se ha de recoger la información?, ¿Quiénes han de proporcionar la información? Y ¿Quiénes han de recabar la información?
Habitualmente el proceso de diseño del puesto de trabajo es individual. Los puestos de trabajo se diseñan cuando existe una necesidad específica y esas necesidades son de tipo puntual, a no ser que nos encontremos en un proceso de constitución y / o reestructuración de una empresa.
En lo que respecta a la descripción de puesto, el actuar habitual de las empresas suele ser la de crear descripciones de los puestos de trabajo si se trata de la primera vez o, en caso de que no lo sea, se procede a una revisión de una manera colectiva.
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Necesidad del puesto de trabajo y validación del mismo
A la hora de determinar la necesidad de un nuevo puesto de trabajo es el responsable de recursos humanos de la organización el que determinará las características del mismo respondiendo a las siguientes preguntas:
¿hay verdadera necesidad de crear el puesto de trabajo?, ¿Qué tipo de puesto hay que cubrir? ¿Qué beneficio tendrá la organización con la creación del nuevo puesto de trabajo? ¿Recursos que serán necesarios para el nuevo puesto de trabajo a la hora de lograr beneficios para la organización?
A la hora de establecer la necesidad de un nuevo puesto de trabajo es necesario validar su necesidad, esto es, estar completamente seguros de que es necesario crear un nuevo puesto de trabajo. En la determinación de la validación participan muchos actores dentro de la organización.
Por un lado participan en esta etapa la persona que ha identificado las necesidades del puesto de trabajo y ha determinado sus coordenadas. También tiene que participar el superior jerárquico de la persona que identificó las necesidades del puesto de trabajo ya que será el que tenga una visión de conjunto y a largo plazo sobre las ventajas de crear un nuevo puesto de trabajo.
Desde el departamento de RR. HH., su responsable tiene que visualizar la pertinencia del nuevo puesto de trabajo abarcando toda la organización. Al mismo tiempo también es función de este profesional determinar la coherencia del puesto en la totalidad de la organización.
También existe la posibilidad de que directivos de otros departamentos participen en caso de que el nuevo puesto de trabajo esté en relación, aunque sea tangencialmente, con el departamento que ellos coordinan.
Imagen: US Mission Canada
